La Dirección General de Tecnología de Información (DGTI) de la Universidad Veracruzana (UV) brindó, el martes 18 de abril, un taller de capacitación a funcionarios universitarios con el propósito de aprovechar de manera más óptima la nueva plataforma Colabora 365, a la cual evolucionó el tradicional correo electrónico institucional.

Bajo el título “Herramientas para productividad, comunicación y colaboración. Office 365”, la titular de la DGTI, Elsa Ortega Rodríguez, y un equipo de colaboradores explicaron que el objetivo de esta plataforma es facilitar las actividades y labores de la comunidad universitaria, mediante el uso de herramientas web que hagan posible trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, cuando y donde se requiera.

Es así que la cuenta institucional evoluciona a una plataforma con 20 herramientas que promueven la productividad, comunicación y colaboración, destacó Ortega Rodríguez. Si bien anteriormente el almacenamiento del correo electrónico institucional era limitado, actualmente cuenta con 50 gigabytes (GB) y 1 terabyte (TB) de almacenamiento en OneDrive, precisó la funcionaria universitaria.

Las herramientas que están en la plataforma Colabora 365 son: Word, Excel, PowerPoint, OneNote Class Notebook y Sway. Además, las herramientas sociales como Correo, para el envío y recepción de correos que permite organizar la agenda y contactos; Contactos, para la administración de contactos y agrupación de ellos de acuerdo a las necesidades del usuario, ya sea institucional o personal.

Otras herramientas son: Yammer, una red social institucional que permite interacción entre los miembros de la comunidad universitaria; Forms, para la creación de cuestionarios, encuestas y registros –en este caso, los usuarios contestan las encuestas a través de un navegador web; y Video, cuya función es la publicación de videos y creación de canales para compartir contenido multimedia con la comunidad universitaria.

Entre las herramientas de planeación está el Calendario, que permite crear eventos y enviar directamente una invitación a los miembros de la comunidad; Tareas, para el control y organización de actividades personales; Planner, también para el control y organización pero de actividades colaborativas por proyecto; Delve, para la visualización de documentos, trabajos en grupo o individuales, y Flow, para la automatización de aplicaciones y servicios para obtener notificaciones, sincronización de archivos, entre otras funciones.

Las herramientas de almacenamiento y administración son el OneDrive y Sitios (SharePoint). Del primero la función es guardar en la nube documentos y archivos que se pueden editar en línea y compartir; el segundo consiste en la creación de bibliotecas de documentos para el trabajo en equipo o individual.

La titular de la DGTI subrayó la importancia de identificar las ventajas de la plataforma para que realmente sea de utilidad y ello marque la diferencia con la anterior versión del correo institucional.

En ese sentido, Juan Carlos Jiménez Márquez, director de Desarrollo Informático de Apoyo Académico, destacó: “Con estas herramientas rompemos el paradigma de que nuestra cuenta de correo electrónico sólo es para enviar correos. No es así. Es una serie de herramientas que están englobadas a través del sitio Colabora 365”.

El equipo de la DGTI que también participó en esta actividad, la cual tuvo transmisión simultánea a todas las regiones de la UV, está conformado por: Mitzraim López Domínguez, Karla Fabiola Sosa González, Ismael Suárez Hernández, Isaías Guiot Limón, Héctor Bonola Virues y Daniel Zúñiga Andrade.

Para acceder a la plataforma Colabora 365 se puede hacer a través de http://mailweb.uv.mx o de http://colabora365.uv.mx; también en el portal http://www.uv.mx/colabora365